Exploiter une entreprise sous une structure corporative présente de nombreux avantages, mais cela s’accompagne également d’obligations annuelles indispensables pour que l’entité corporative conserve son statut. Examinons de plus près ces exigences.
Préparer les états financiers et transmettre les déclarations fiscales
Chaque année, votre entreprise doit produire ses états financiers et déposer ses déclarations fiscales dans les six mois suivant la fin de son exercice financier. Par exemple, si votre exercice financier se termine le 31 mars, la date limite de dépôt sera le 30 septembre.
Déclarer la TPS/TVQ
Les entreprises qui remplissent certaines conditions doivent s’inscrire pour percevoir et remettre la TPS ( Taxe sur les produits et services ) et la TVQ ( Taxe de vente du Québec ) au nom de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec. La fréquence des déclarations ( mensuelle, trimestrielle ou annuelle ) dépend de la période de remise. Dans certains cas, Revenu Québec attribuera une fréquence de déclaration aux entreprises dont les ventes annuelles imposables au Canada atteignent un seuil déterminé.
En ce qui concerne les déclarations mensuelles ou trimestrielles de la TPS/TVQ, l’échéance tombe habituellement un mois après la fin de la période concernée. Pour les déclarations annuelles, elles doivent être soumises au plus tard trois mois après la fin de l’exercice financier.
Soumettre la déclaration annuelle
Votre entreprise doit déposer une déclaration annuelle auprès du Registraire des entreprises du Québec ( le « Registraire » ). Les entreprises fédérales ont l’obligation de fournir deux déclarations de mises à jour, l’une à Corporations Canada et l’autre au Registraire. En revanche, les entreprises provinciales ne sont tenues de présenter qu’une seule déclaration annuelle au Registraire.
À compter de 2024, il vous en coûtera 12 $ pour soumettre votre déclaration annuelle à Corporations Canada, tandis qu’une société du Québec devra débourser 101 $ pour la transmettre au Registraire.
Le fait de ne pas se conformer aux règles de soumission peut entrainer des amendes, des pénalités, voire, dans certains cas, la dissolution d’office de votre entreprise. Les entreprises doivent donc prendre conscience de leurs obligations et s’assurer de leur conformité avant les dates limites pour préserver leur statut juridique.
Mettre à jour le livre de minutes
La fin de l’exercice fiscal d’une société offre l’opportunité idéale pour mettre à jour les documents corporatifs. Cette démarche consiste en :
L’examen et l’approbation des états financiers
La réélection des membres du conseil d’administration et des dirigeants de l’entreprise
La prise en compte de tous les changements dans la structure de l’entreprise
La mise à jour des registres des administrateurs, des dirigeants et des valeurs mobilières
Depuis juin 2019, les sociétés fédérales doivent aussi créer et mettre à jour un registre des personnes ayant un contrôle important. À partir de janvier 2024, certaines données concernant ces individus seront accessibles en ligne. Pour en savoir plus sur le registre des personnes ayant un contrôle important, lisez notre article de blogue.
De nombreuses entreprises, en particulier les entreprises en démarrage, négligent souvent ces tâches essentielles. Par conséquent, au moment opportun pour vendre l’entreprise ou obtenir un prêt bancaire, ces documents se trouveront hors date ou non prêts à être examinés. En plus des pénalités, cela peut entrainer des délais additionnels ainsi que des frais pour rétablir plusieurs années d’historique d’entreprise.
En confiant la gestion de votre entreprise à nos experts, vous pourrez vous concentrer sur des tâches plus importantes. De cette manière, vous aurez l’assurance que nous tenons constamment vos registres à jour, ce qui garantit une tranquillité d’esprit. Nous prenons en charge les dépôts nécessaires, nous payons les frais gouvernementaux, nous mettons à jour et nous archivons votre livre de procès-verbaux. Pour en savoir plus, contactez-nous.
Commentaires