Cet article de blogue ne constitue pas un avis juridique et n’est fourni qu’à titre d’information général. Consultez un avocat avant d’agir sur la base des informations contenues dans ce site.
Une entreprise représente une grande aventure et partir sur la bonne voie contribuera à votre croissance et à votre réussite à long terme. En tant que chef d'entreprise, vous demeurez responsable de chaque décision, mais ce n’est pas facile de savoir si vous prenez la bonne. Les entrepreneurs qui décident de s’occuper seuls du processus d’incorporation se trouvent fréquemment en présence de plusieurs problèmes avant, pendant et après la fin du processus. Pour vous aider à éviter certains de ces mêmes pièges, voici une liste de six pièges les plus courants et la façon dont vous pouvez les éviter.
Lançons-nous.
Premier piège : Présumer qu'une incorporation vous permet de protéger le nom de votre entreprise
Quatrième piège : Omettre l'organisation juridique après la constitution
Cinquième piège : Omettre de créer ou de tenir à jour le livre de minutes
Sixième piège : Présumer qu’effectuer une incorporation par soi-même permet d’économiser de l’argent
Premier piège : Présumer qu’une incorporation vous permet de protéger le nom de votre entreprise.
La dénomination de votre entreprise est un élément distinct indiqué dans vos statuts constitutifs qui sert à identifier officiellement la société. Au Québec, en outre de satisfaire à diverses exigences légales, le nom doit être en français ou au moins un nom bilingue (à moins d’être une marque de commerce).
La plupart des gens se trompent en croyant que si le nom dans les statuts constitutifs est approuvé, il bénéficie d’un certain degré de protection contre les autres. Cependant, cela ne suffit pas pour se défendre contre d’autres personnes employant le même nom (ou un nom similaire).
Choisir un nom original vous permet de développer une marque et d’établir un fonds commercial. Protégez le nom de votre entreprise en effectuant des recherches de noms, en surveillant l’utilisation des noms en ligne et en mettant en œuvre une stratégie de marque bien construite. Une fois que vous avez franchi ces étapes, renforcez sa protection en vous assurant que vous êtes propriétaire du nom de domaine. Vous pouvez aller une étape plus loin en explorant la possibilité de faire une demande de marque de commerce.
Deuxième piège : Autoriser un nombre d'actions et de catégories d'actions inadéquates (ou omettre complètement la structure du capital-actions)
Les actions autorisées désignent les actions que la société peut émettre. En revanche, les actions émises sont la partie des actions autorisées émises (c’est-à-dire vendues à des personnes). Les entrepreneurs réunissent fréquemment les deux concepts et n’autorisent que les actions qu’ils ont l’intention de posséder au moment de la constitution. Par exemple, ils n’autoriseront que 100 actions de catégorie A, ce qui correspond au nombre d'actions qu’ils ont l’intention de posséder (donc ils confondent la différence entre actions autorisées et actions émises).
D’autre part, souvent les entrepreneurs ne prévoient pas de structure pour leur capital-actions. En conséquence, ils détiendront une seule catégorie d’actions autorisées et les droits qui peuvent être associés aux actions appartiendront à cette unique catégorie. Ces droits comprennent le droit de voter, le droit de recevoir des dividendes et le droit de recevoir une partie des biens en cas de liquidation.
Les deux situations sont problématiques. Vous devez faire en sorte que votre société autorise un nombre suffisant d’actions dans diverses catégories afin de présenter une variance entre les actionnaires possédant des droits différents. Cela permettra de bien structurer le capital-actions et la distribution des revenus aux actionnaires. Par exemple, en tant que fondateur de votre société, vous voulez détenir toutes les actions avec droit de vote et assurer que les autres actionnaires n’ont pas ce droit.
Troisième piège : Choisir un nombre fixe d'administrateur
Le nombre d’administrateurs est fixé dans les statuts constitutifs. On suggère d’établir un nombre minimum et maximum d’administrateurs (comme entre un et dix administrateurs). Cela permet à la société de gérer le conseil d’administration avec une plus grande flexibilité. De plus, les changements au sein du conseil (par exemple, causé par la démission ou le décès d’un administrateur) n’entraveront pas le fonctionnement de l’entreprise. Au minimum, une société doit comporter au moins un administrateur dans une société privée, et au moins trois dans une société publique. En outre, pour une société fédérale, au moins 25 % des administrateurs doivent être des résidents canadiens et, pour les sociétés avec moins de quatre administrateurs, au moins un doit être un résident canadien.
Quatrième piège : Omettre l'organisation juridique après la constitution
La plupart des clients pensent que l’exercice est terminé lorsque les documents constitutifs sont déposés et acceptés. Or, c’est là que le travail commence. Vous devez organiser votre société une fois que vous avez reçu le certificat de constitution. Au cours de la première réunion du conseil d’administration et de la première assemblée des actionnaires, la société établira une structure pour régir ses activités. Le conseil peut prendre certaines mesures, comme l’adoption du règlement intérieur et la nomination des dirigeants. Pendant ce temps, les actionnaires peuvent élire les administrateurs, approuver le règlement intérieur et s’occuper des différentes affaires de la compagnie. Selon le type d’entreprise, c’est aussi l’occasion de prendre d’autres décisions importantes, et s’assurer d’obtenir les permis nécessaires à l’exploitation.
Cinquième piège : Omettre de créer ou de tenir à jour le livre de minutes
Un livre de minutes existe comme un répertoire de la vie de votre entreprise, conservé soit dans un classeur physique, soit sous forme numérique. Tenez à jour votre livre de minutes pour s’assurer que vous conservez une trace des décisions et documents importants de votre compagnie. Cela vous permet de fournir des pièces aux actionnaires, aux créanciers et à d’autres parties intéressées tels que les acheteurs potentiels si vous choisissez de vendre votre entreprise. Outre sa nécessité pour les parties intéressées, la tenue d’un livre de minutes demeure une obligation légale. Le fait de ne pas garder à jour les registres de votre société peut avoir diverses conséquences, telles que des pénalités ou des problèmes fiscaux, ou de nouvelles perturbations de vos activités.
Sixième piège : Présumer qu’effectuer une incorporation par soi-même permet d’économiser de l’argent
Bien que ce soit possible de constituer une société par soi-même, demander l’aide d’un professionnel vous permettra de l’effectuer correctement dès la première fois. Cela vous épargnera de l’argent, car c'est plus onéreux de rectifier une incorporation mal faite. La plupart des personnes sous-estiment l’importance de prévoir un budget pour un avocat dans les jeunes années d’une entreprise. Le coût initial d’une consultation avec un avocat peut sembler élevé, mais il reviendra moins cher à long terme.
Il s’agit là de quelques-uns des pièges les plus courants rencontrés par les sociétés qui se sont incorporées sans conseils juridiques. Bien que ce soit possible d’effectuer une incorporation par soi-même, nous vous recommandons vivement de consulter un professionnel pour vous assurer que vous demeurez sur la bonne voie. Si vous avez trouvé ce blogue utile, partagez-le avec vos pairs afin qu’ils puissent éviter de tomber dans les mêmes pièges.